El objetivo final de un evento es la venta de un producto, una idea o una marca. Pero si rascamos un poco más, si retiramos las capas de los fríos resultados económicos y objetivos empresariales, descubriremos un trasfondo mucho más agradable y con mayor reputación: la intención de convertir la experiencia en algo único que genere un vínculo perdurable entre la empresa organizadora y el público. Ésto es algo mucho más bonito y romántico y comparte fines con aquello ya que los resultados de dicho vínculo se van a materializar en nuevas relaciones y, cómo no, en nuevos y positivos resultados económicos.

Pero ¿cómo conseguimos esa magia? ¿Cómo logramos ese click, ese “tengo que saber más de esta marca”? Sorprendiendo y conquistando. Y creando una relación entre el evento y sus asistentes que se preste a permanecer con posteridad. Para ello hacen falta varios factores. Hace falta mucho trabajo, mucha imaginación y muchas ganas pero también una potente base técnica que permita llevar a cabo aquellas ideas que tan estupendas quedan sobre el papel.

La capacidad de trabajo y las ganas las vamos a dar por sentadas porque conocemos el mundo de la producción de eventos y sabemos lo que gratifica trabajar en los detalles de un evento y ver que el día de su puesta de largo todo se desarrolla de acuerdo a lo planificado.

Las ideas también están ahí. Es verdad que la organización de eventos es algo que se lleva haciendo muchísimos años y que en muchas ocasiones las fórmulas se repiten, pero no hay duda de que hay que seguir innovando. Hay que conseguir que nuestros asistentes salgan del evento con una serie de determinados momentos guardados en sus memorias que se sitúen más allá de las expectativas que traían cuando entraron. Y una idea original y sorprendente es capaz de conseguir ésto. ¿Quién no recuerda la aparición de Bill Gates en el Macworld de Apple en Boston en el año 1997? La sorpresa de los asistentes cuando el presidente de Microsoft apareció en la pantalla gigante fue mayúscula tras un largo periodo de desavenencias entre Apple y Microsoft. Pero la sorpresa trajo un fructífero período de colaboración y los privilegiados que pudieron vivir ese acontecimiento en directo aun hoy siguen presumiendo entre sus amigos y colegas de “haber estado allí”.

Y por último, vamos a destacar el factor del soporte técnico. Aquí también podemos citar a Apple -esa pantalla que muestra todo lo que Steve Jobs indica en el momento justo en el que lo indica, esa meticulosidad para que todo salga perfecto, buf…- pero no hay por qué irse a ejemplos tan populares. La tecnología y el equipamiento también pueden ser los responsables de que un momento se quede grabado en la retina de aquellos que lo presencian. La tecnología y el equipamiento pueden ser los que consigan cambiar la percepción que los asistentes se lleven de un evento. La música, la luz, el ambiente, la precisión técnica, la definición del equipamiento, todo ello contribuye a la creación de espacios sensoriales (sensorial spaces) que permiten que los invitados se dejen llevar a otros lugares a través de los sentidos. ¿Por qué no aprovechar las ventajas que las nuevas tecnologías nos ofrecen?

En un mundo de repetición de ideas, de clichés y de aburrimiento, destacar es determinante. Y sorprender y conquistar es el camino. Convertir lo ordinario en extraordinario puede tener la clave del tan ansiado éxito y ello se consigue con un buen puñado de ideas, una comprometida capacidad de trabajo y un apoyo técnico y logístico capaz de impregnar todos y cada uno de los rincones de nuestro evento de aquello que sabemos que puede hacer sentirse únicos y especiales a los asistentes al mismo. Si esto se consigue, el boca a boca se encargará del resto.

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